Pourquoi les emails nuisent à votre productivité et comment vous organiser pour être plus efficace avec?

De 5 à 20h par semaine de temps passé pour traiter vos emails. Voici le constat effectué par Mr Breton lors de sa déclaration concernant la fin des emails internes, d’ici 2014, dans la SSII française Atos Origin. De 5 à 20h de temps à lire, trier et organiser vos emails et autant de temps à ne pas travailler sur vos objectifs.

Pourquoi et comment les emails nuisent à votre productivité?

Chaque matin, après notre arrivée au travail, l’une des premières actions que nos effectuons est la lecture des emails de la veille. Durant 15 à 20 minutes, vous lirez et organiserez les emails de la veille. Durant 15 à 20 minutes, votre temps est-il perdu? Non, cette lecture matinale est nécessaire. Il est nécessaire de se tenir au courant des derniers événements apparus la veille.

Non, la majeur partie de notre perte de productivité, face aux emails, vient de notre comportement à traiter les emails durant la journée. Dans la majorité des cas, dès que notre logiciel de messagerie nous signale l’arrivée d’un nouveau mail, nous délaissons la tâche en cours pour prendre connaissance du contenu de cet email. Là est notre perte de productivité. Le changement de tâche est un processus complexe pour notre cerveau; il lui faut plusieurs minutes pour passer d’un tâche à l’autre et être optimal sur notre nouvelle tâche. De nombreuses études évaluent à 22 minutes le temps nécessaire au cerveau pour retrouver un état optimum; 22 minutes pour retrouver votre état de concentration avant l’arrivée du nouveau mail. Voilà l’origine de cette perte de temps

Comment être plus efficace avec ses emails?

Pour mieux gérer ses emails et être plus rapide dans le traitement de ces derniers, il y a 2 angles d’attaque:

Grouper la lecture de vos emails

Comme lorsque vous lisez vos emails le matin, définissez des plages horaires pour lire vos emails. Vous pouvez définir une plage horaire le matin – celle que vous effectuez juste avant de travailler -, une le midi – après le repas et avant de reprendre le travail – et une après la pause de l’après-midi. Le fait de grouper la lecture de vos emails vous permet d’avoir une tâche dédiée à cela. Vous finissez tranquillement la tâche précédente, puis vous passez à la lecture de vos emails. La définition de plages horaire va, elle, vous permettre de résister à la tentation de lire vos emails immédiatement. Vous savez quand sera la prochaine plage pour les lire et vous serez plus à même de résister à cette tentation.

La méthode « Zéro Inbox »

Cette méthode consiste à trier vos emails et de n’avoir plus aucun email dans la boite de réception à la fin du tri. Avec cette méthode, vous allez définir, à partir du titre – ou de la lecture rapide du début de l’email – , l’action la plus appropriée à celui-ci:

• le supprimer
• le traiter ultérieurement
• le traiter immédiatement

La suppression concerne les emails qui n’ont aucune importance. Cela peut-être une blague d’un de vos collègues ou un email de communication interne qui une population particulière dont vous ne faîtes pas partir. Vous pouvez lire ces emails si vous le souhaitez, mais, une fois lus, direction la corbeille.

« A traiter ultérieurement » concerne les emails importants mais non urgents. Les actions, que vous avez à mettre en place par rapport à cet email, peuvent attendre ou ne sont pas à mettre en place immédiatement. Vous pourrez revenir sur cet email plus tard.

« A traiter immédiatement » concerne les emails importants et urgents. Dans ce cas, vous prendrez le temps de les traiter les uns après les autres. Il est important de trier tous vos emails avant de commencer à vous occuper des emails importants et urgents. Le tri est une tâche importante sur laquelle vous êtes concentré actuellement; La délaisser serait contre-productif. Une fois le tri terminé, vous pouvez traiter le premier email important.

Pour bien effectuer votre tri, je vous conseille de créer des dossiers correspondant à chaque action. Un dossier pour les emails à traiter ultérieurement et un dossier pour les emails à traiter immédiatement. Pour les emails à supprimer, la corbeille est votre alliée.

Conclusion

J’ai adopté ces 2 techniques il y a quelques mois. Elles m’ont permis d’être plus serein – les plages horaires – et d’améliorer ma gestion des priorités – méthode « Zéro Inbox » -. J’ose espérer que ces 2 techniques se révèleront aussi efficace pour vous.

Amicalement,